企画

初めての同窓会幹事のやること

2017年、僕は今年で30歳になります。30歳ということで、今まで一度もやってこなかった同窓会をしよう!と、同級生の間で盛り上がり・・・

なんと、イベント関係の仕事をやっているからという理由から僕が幹事に任命をされました。

大体の準備、流れは作れそうなものですが、同級生の人数すら把握していない僕に、果たして幹事が務まるのか・・・と不安はつのります。

しかし!任命されたからにはやるしかない!責任感が強くてまじめな僕は(自称)早速準備にをすべく、同窓会について調べます。

同窓会の準備

同窓会を実施するにあたり、必要な準備をまとめてみます。

  1. 同級生の連絡先情報の収集
  2. 会場のリストアップ
  3. 会場予約
  4. 会場下見、決定
  5. 詳細連絡
  6. 実施

1.同級生の連絡先情報の収集

これがないと始まりません。が、僕らが小学校を卒業した平成15年度あたりは、個人情報のあつかいが厳しくなった時期で、住所や電話番号といった連絡先の情報は持っていません。

ですが、最近ではFacebookなどのSNSを利用すれば、3〜4割くらいは連絡をとることが可能です。

たったそれだけ?といった印象ですが、だいたいFacebookをやっている人は、クラスの中でも中心にいたような人たちです。そして、それぞれがグループを持っていたりします。その辺の人たちにまずは声をかけて、連絡先リストを完成させます。

2.会場のリストアップ

まずは、みんなが集まれる会場をみつけてリスト化していきます。なぜいくつも見つける必要があるかと言えば、1つに絞ってしまうことでのちのち不都合が生じるからです。

例えば人数の問題。同級生が150名いたとしても、150名全員が参加というのは不可能です。予約人数80名〜の会場に決めてしまいましたが30名しか参加できません。といった場合、また1から見つけなければなりません。

なので、会場はホテルの宴会場、レストラン、居酒屋など融通のきくリストを作っておきましょう。

3.会場の予約

およその参加人数が決まったあたりで、予約をしていきます。

会場をホテルの宴会場などにすると、予約3ヶ月前までの場所もありますので、確認をして、スケジュールを作っておきましょう。

すごく初歩的なことですが、居酒屋だからといって、一週間前とかで大丈夫だという考えは捨てましょう。団体での予約は、余裕をもたなければ予約ができなかったりしますよ!

4.会場の下見・決定

会場の下見には、一度行っておきましょう。どんな場所でやるのかを見ておく。という意味ももちろんありますが、同窓会の団体予約などの下見でいくと、割と丁寧に対応をしてくれます。

ここで、あいさつをしておくことで、当日もスムーズで丁寧な対応が期待できます。

5.詳細連絡

ここまでの項目がクリアにできたら、詳細の連絡を、同級生に連絡します。

連絡内容は

  • タイトル
  • 内容
  • 日付
  • 会場
  • 参加の可不可
  • 幹事の連絡先
  • 会場案内

以上の内容を記載します。参加の可不可についてですが、返信用のハガキをつけてもいいのですが、幹事のメールアドレスを記載して連絡をしてもらうという方法もあります。

実施

以上が準備段階となりまして、残すは当日となります。

当日の準備などは、会場によってことなるので、今回は準備段階までとさせていただきます。